De meeste incassoproblemen worden niet veroorzaakt op het moment dat de factuur onbetaald blijft, maar maanden eerder, bij het sluiten van de overeenkomst. Wie zijn algemene voorwaarden op orde heeft, begint elke incasso met een voorsprong: de rente loopt automatisch, de kosten zijn afgedekt en er liggen drukmiddelen klaar. Hieronder de vijf bepalingen die in de praktijk het verschil maken, elk met het wetsartikel erbij. En één belangrijke waarschuwing, want bij consumenten sneuvelen te scherpe bedingen genadeloos.
Bepaling 1: een duidelijke betalingstermijn
Zonder afgesproken termijn valt u bij zakelijke klanten terug op de wet: betaling binnen 30 dagen (artikel 6:119a BW). Dat is werkbaar, maar een eigen termijn van 14 of 21 dagen in uw voorwaarden versnelt uw cashflow aanzienlijk. Let op de bovengrens: bij B2B mag u maximaal 60 dagen afspreken, en alleen langer als dat niet kennelijk onbillijk is voor de schuldeiser.
Even belangrijk als de termijn zelf: vermeld hem op de offerte én op de factuur, en verwijs daar naar uw algemene voorwaarden. Een termijn die nergens kenbaar is gemaakt, is een termijn waarover gediscussieerd gaat worden.
Bepaling 2: het rentebeding
Verstrijkt de betalingstermijn bij een handelsovereenkomst, dan loopt de wettelijke handelsrente automatisch, op dit moment 10,50% per jaar. U hoeft daar niets voor aan te zeggen. In uw voorwaarden kunt u bij zakelijke klanten ook een contractuele rente opnemen, bijvoorbeeld 1% per maand. Het belangrijkste effect is niet de rente zelf, maar het signaal: elke maand wachten kost de debiteur aantoonbaar geld, en dat rekenen wij in het incassotraject gewoon mee.
Bepaling 3: het incassokostenbeding
De wet regelt de vergoeding van incassokosten in artikel 6:96 BW en de bijbehorende staffel (de WIK). Bij zakelijke klanten mag u daarvan afwijken, bijvoorbeeld met een beding van 15% van de hoofdsom met een hoger minimum dan de wettelijke €40. Bij consumenten is de staffel dwingend recht: elk beding dat ten nadele van de consument afwijkt, is aantastbaar. Bereken wat de staffel in uw geval oplevert met onze incassokostencalculator.
Bepaling 4: het eigendomsvoorbehoud
Levert u zaken, dan is dit de bepaling die u bij een faillissement van uw klant redt. Met een eigendomsvoorbehoud blijven de geleverde zaken uw eigendom totdat de volledige koopprijs is betaald (artikel 3:92 BW). Gaat de klant failliet, dan bent u geen schuldeiser die achteraan sluit, maar eigenaar die zijn spullen bij de curator terughaalt. Hoe dat werkt leest u in ons artikel over uw vordering indienen bij de curator.
Uit de praktijk
Een drankengroothandel leverde al jaren aan een horecazaak die uiteindelijk failliet ging met €11.000 aan onbetaalde facturen. In de algemene voorwaarden stond een eigendomsvoorbehoud, maar de ondernemer wist niet wat hij ermee moest. Onze juristen meldden zich dezelfde week bij de curator, onderbouwden het voorbehoud met de voorwaarden en de facturen, en haalden de nog aanwezige voorraad terug voordat de curator de inventaris veilde. De schade bleef beperkt tot wat al was doorverkocht. Zonder dat ene beding, en zonder snel handelen, was de volledige €11.000 in de lege boedel verdwenen.
Bepaling 5: het opschortingsrecht
Het recht om uw eigen prestatie te pauzeren zolang de klant niet betaalt, bestaat ook zonder beding (artikel 6:262 BW). Toch loont het om het uit te schrijven in uw voorwaarden: wanneer u mag opschorten, na welke aankondiging en met welke gevolgen. Dat voorkomt discussie achteraf over de vraag of u wel mocht stoppen met leveren, en het maakt het drukmiddel bruikbaar zonder juridisch duikwerk op het moment zelf.
| Bepaling | Wettelijke basis | Afwijken bij consument? |
|---|---|---|
| Betalingstermijn | art. 6:119a BW | Redelijke termijn vereist |
| Rentebeding | art. 6:119a BW | Alleen wettelijke rente is veilig |
| Incassokostenbeding | art. 6:96 BW + WIK-staffel | Nee, staffel is dwingend |
| Eigendomsvoorbehoud | art. 3:92 BW | Ja, ook bij consumenten mogelijk |
| Opschortingsrecht | art. 6:262 BW | Beding mag wet niet oprekken |
De valkuil: oneerlijke bedingen bij consumenten
Hier gaat het in de praktijk mis, ook bij professioneel opgestelde modellen. Verkoopt of verhuurt u aan consumenten, dan toetst de rechter uw voorwaarden ambtshalve aan de Europese richtlijn oneerlijke bedingen (93/13/EEG), dus ook als de consument er zelf geen punt van maakt. Een beding dat oneerlijk wordt bevonden, is vernietigbaar (artikel 6:233 BW) en de sanctie is hard: het hele beding vervalt, en terugvallen op de wettelijke regeling mag dan niet meer.
Dat dit geen theorie is, bewijst het veelgebruikte ROZ-model voor huurovereenkomsten woonruimte (versie 2017). De kantonrechter in Amsterdam oordeelde dat het incassokostenbeding daarin oneerlijk is, omdat het de huurder in beginsel verplichtte álle kosten van de verhuurder te dragen en onvoldoende duidelijk maakte dat alleen de wettelijke kosten gevorderd kunnen worden. Gevolg: de verhuurder kreeg helemaal geen incassokosten toegewezen, ook niet de wettelijke (Rb. Amsterdam 23 maart 2023, ECLI:NL:RBAMS:2023:2011).
De les: scherper dan de wet is dommer dan de wet
Bij consumenten levert een beding dat meer vraagt dan de wet toestaat niet "iets minder" op, maar niets. Wie netjes de wettelijke staffel volgt, krijgt die ook toegewezen. Wie het beding oprekt, verliest alles. Gebruik richting consumenten dus bedingen die de wet volgen, en bewaar de scherpere afspraken voor zakelijke contracten.
Tip: voorwaarden gelden alleen als ze van toepassing zijn
De beste bepalingen zijn waardeloos als uw voorwaarden niet op de overeenkomst van toepassing zijn verklaard of niet op tijd zijn verstrekt. Verwijs ernaar op offerte en factuur, en zorg dat de klant ze vóór of bij het sluiten van de overeenkomst heeft ontvangen. Een linkje achteraf in de factuurmail is te laat.
Veelgestelde vragen
Ja, bij B2B is de wettelijke staffel regelend recht en mag u er bij beding van afwijken, bijvoorbeeld met een hoger percentage of minimum. De rechter kan een buitensporig beding wel matigen. Bij consumenten is afwijken ten nadele van de klant niet toegestaan.
Nee, dan is het voorbehoud op die zaken in de regel uitgewerkt: een koper te goeder trouw wordt beschermd. Het eigendomsvoorbehoud werkt vooral voor voorraad die nog bij de klant aanwezig is. Snel handelen bij signalen van betalingsproblemen is daarom belangrijk.
Dan ontstaat een zogenoemde battle of forms: in het Nederlandse recht gelden in beginsel de voorwaarden van de partij die er als eerste naar verwees, tenzij de ander die uitdrukkelijk van de hand wijst. Wijs de voorwaarden van uw klant dus expliciet af als u uw eigen set wilt laten gelden, en leg dat schriftelijk vast.
Bij elke incassozaak beoordelen onze juristen welke bedingen uit uw voorwaarden bruikbaar zijn en welke risico lopen bij een rechter. Loopt een zaak op uw voorwaarden stuk, dan hoort u van ons wat er voor een volgende keer beter moet.
Conclusie
Een korte betalingstermijn, een rentebeding, een incassokostenbeding, een eigendomsvoorbehoud en een uitgeschreven opschortingsrecht: met die vijf bepalingen begint elke incasso sterker. De spelregel daarbij is simpel. Zakelijk mag u scherp onderhandelen, maar richting consumenten volgt u de wet, omdat een te scherp beding daar het hele beding kost.
Staat er ondanks goede voorwaarden toch een factuur open? Dien uw vordering in via ons minnelijke incassotraject op basis van No Cure No Pay, of bereken eerst met de incassokostencalculator wat wij voor u op de debiteur verhalen.
Gepubliceerd op
