Uw klant betaalt niet. De factuur is vervallen, u heeft al een herinnering gestuurd, maar het geld blijft uit. Veel ondernemers herkennen dit scenario: ze sturen nog een e-mail, wachten af, en hopen dat het vanzelf goedkomt. Ondertussen wordt de vordering ouder en de kans op betaling kleiner. Met dit 7-stappenplan pakt u het gestructureerd aan, van de eerste controle tot het moment waarop u de zaak uit handen geeft.
Stap 1: Controleer Uw Eigen Factuur
Voordat u actie onderneemt, controleert u eerst of uw factuur op orde is. Onvolledige of onjuiste facturen zijn in de praktijk een veelvoorkomende reden voor betalingsproblemen. Een klant kan een foutieve factuur met recht betwisten. Controleer of de factuur de juiste gegevens bevat:
- Correcte naam en adresgegevens van de klant
- Duidelijke omschrijving van het geleverde product of de dienst
- Factuurnummer, factuurdatum en betalingstermijn
- Uw IBAN en tenaamstelling
- BTW-nummer en KVK-nummer
Is de factuur correct? Dan gaat u door naar stap 2. Zit er een fout in? Corrigeer deze eerst voordat u verdere stappen onderneemt.
Stap 2: Stuur een Vriendelijke Herinnering
Een paar dagen na het verstrijken van de betalingstermijn stuurt u een korte, vriendelijke herinnering per e-mail. Houd de toon zakelijk en neutraal. In het overgrote deel van de gevallen is er niets ernstigs aan de hand: de factuur is over het hoofd gezien, de boekhouder was op vakantie, of de betaling zit vast in een goedkeuringsproces.
Vermeld in de herinnering het factuurnummer, het bedrag, de oorspronkelijke vervaldatum, en uw betalingsgegevens. Geef een nieuwe termijn van 7 tot 14 dagen.
Tip: bel even
Een kort telefoontje werkt vaak beter dan een e-mail. U hoort direct of er een probleem is (betwisting, cashflowproblemen) en kunt snel schakelen. Noteer altijd wat er besproken is, want dat kan later van pas komen.
Stap 3: Tweede Aanmaning, Formeler
Geen reactie op uw herinnering? Dan stuurt u een tweede aanmaning met een formelere toon. Vermeld dat u bij uitblijven van betaling genoodzaakt bent om verdere stappen te ondernemen. Geef opnieuw een concrete betalingstermijn (7-14 dagen).
Verstuur deze aanmaning zowel per e-mail als per post. Een fysieke brief valt op en wordt serieuzer genomen dan een zoveelste e-mail. Voeg eventueel een QR-code of betaallink toe waarmee uw klant direct kan betalen via iDeal.
Stap 4: De 14-dagen Brief (B2C)
Is uw klant een consument? Dan bent u wettelijk verplicht om een 14-dagen brief te sturen voordat u incassokosten mag berekenen. Dit is een formele brief die voldoet aan de eisen van de Wet Incassokosten (WIK).
Is uw klant een bedrijf (B2B)? Dan is de 14-dagen brief niet verplicht en kunt u direct door naar stap 5.
Niet te lang wachten
Elke week die u wacht, daalt de kans op betaling. Een factuur van twee maanden oud heeft een beduidend hogere slagingskans dan een factuur van zes maanden of een jaar. Ga niet eindeloos zelf achter uw geld aan. Dat kost u tijd en de debiteur raakt gewend aan het uitblijven van consequenties.
Uit de praktijk
Een ZZP-webdeveloper had een factuur van €4.200 openstaan bij een opdrachtgever. Na drie eigen herinneringen, verspreid over vijf maanden, kwam hij bij ons. Het probleem: de debiteur had inmiddels een betalingsachterstand bij meerdere partijen en was gewend geraakt aan het negeren van aanmaningen. Had de ondernemer na zes weken al geschakeld, dan was de kans op een snelle betaling aanzienlijk groter geweest. De zaak is uiteindelijk opgelost via een betalingsregeling, maar kostte onnodig veel tijd.
Stap 5: De Vordering Uit Handen Geven
Heeft uw klant na de herinnering, aanmaning en eventuele 14-dagen brief nog steeds niet betaald? Dan is het moment aangebroken om de zaak over te dragen aan een incassobureau.
Een professioneel incassobureau dat geregistreerd is bij het Ministerie van Justitie beschikt over juridische kennis, ervaring met wanbetalers en effectieve communicatiemiddelen. Wij nemen contact op via brief, e-mail, SMS en WhatsApp, inclusief een directe betaallink waarmee uw debiteur in een paar klikken kan betalen. Dat werkt: consumenten en kleine ondernemers betalen opmerkelijk snel wanneer de drempel laag is.
Betaallink via WhatsApp
Wij versturen betaallinks via WhatsApp en SMS. Uw debiteur ontvangt een persoonlijk bericht met een directe iDeal-link. Geen inloggen, geen IBAN overschrijven. Gewoon klikken en betalen. Vooral bij consumenten en ZZP'ers zien wij hiermee goede resultaten.
Stap 6: Het Minnelijk Traject
Na overdracht start het minnelijk incassotraject. Dit is de fase vóór een eventuele gerechtelijke procedure. Een jurist beoordeelt uw dossier, neemt contact op met de debiteur en probeert tot een oplossing te komen, of dat nu volledige betaling is of een betalingsregeling.
Het minnelijk traject duurt gemiddeld 4 tot 8 weken, maar veel debiteuren betalen al binnen de eerste 14 dagen na de sommatiebrief. Het verschil zit in de aanpak: wij maken onderscheid tussen betalingsonmacht (de debiteur kán niet betalen) en betalingsonwil (de debiteur wíl niet betalen). Bij onmacht zoeken wij naar een haalbare regeling. Bij onwil verscherpen wij de toon, en dat maakt verschil.
Stap 7: Gerechtelijke Procedure (indien nodig)
Levert het minnelijk traject geen resultaat op? Dan kunt u besluiten om een gerechtelijke procedure te starten. De jurist stelt een dagvaarding op, de zaak wordt voorgelegd aan de kantonrechter (bij vorderingen tot €25.000), en bij een toewijzend vonnis kan een deurwaarder het bedrag verhalen via loonbeslag, bankbeslag of beslag op goederen.
Niet elke zaak rechtvaardigt een procedure. Als de debiteur geen verhaal biedt (geen inkomen, geen vermogen), dan gooit u goed geld naar kwaad geld. Wij bespreken vooraf eerlijk of een procedure in uw situatie zinvol is, op basis van het verhaalsperspectief en de verwachte proceskosten.
Overzicht: Het Volledige Stappenplan
- 1 Controleer uw factuur: is alles correct en volledig?
- 2 Vriendelijke herinnering: per e-mail, eventueel telefonisch
- 3 Formele aanmaning: per post én e-mail, met nieuwe termijn
- 4 14-dagen brief: wettelijk verplicht bij consumenten (B2C)
- 5 Uit handen geven: overdracht aan incassobureau
- 6 Minnelijk traject: sommatie, contact, betalingsregeling
- 7 Gerechtelijke procedure: dagvaarding en vonnis (indien nodig)
Veelgestelde Vragen
Zo snel mogelijk. Stuur binnen een week na de vervaldatum een herinnering. Hoe langer u wacht, hoe kleiner de kans op succesvolle betaling. Een factuur van twee maanden oud is makkelijker te incasseren dan een factuur van een jaar oud.
Bij een No Cure No Pay-model betaalt u niets als het incassobureau uw vordering niet int. De incassokosten worden verhaald op de debiteur. U loopt dus geen financieel risico. Bekijk onze tarieven voor meer informatie.
Een betaallink via SMS of WhatsApp is een effectief aanvullend middel, maar vervangt de schriftelijke aanmaning niet. De 14-dagen brief (bij consumenten) moet schriftelijk worden verstuurd. U kunt wel een QR-code of betaallink in uw brief opnemen. Dat verlaagt de drempel aanzienlijk.
Conclusie
Een klant die niet betaalt is vervelend, maar geen ramp zolang u snel en gestructureerd handelt. De kern: controleer uw factuur, stuur tijdig een herinnering en aanmaning, en wacht niet te lang met uit handen geven. Elke week die u wacht, verkleint de kans op een succesvolle incasso.
Zit u al bij stap 5 of verder? Dien uw zaak in via ons formulier. Wij beoordelen uw dossier kosteloos. Het minnelijk incassotraject werkt op basis van No Cure No Pay: geen resultaat, geen kosten voor u. De incassokosten worden verhaald op de debiteur.
Gepubliceerd op | Laatst bijgewerkt