Klant betaalt niet: 7 stappen die u als ondernemer moet zetten

Uw klant betaalt niet. De factuur is vervallen, u heeft al een herinnering gestuurd, en het geld komt niet binnen. Veel ondernemers kennen dit scenario: nog een mail, nog een paar weken wachten, en hopen dat het vanzelf goedkomt. Dat is zelden wat er gebeurt. De vordering veroudert, de debiteur raakt gewend aan het negeren van uw berichten, en de kans dat u uw geld nog ziet wordt kleiner. Hieronder de aanpak die wij in de praktijk zien werken, van de eerste factuurcheck tot het moment waarop u het uit handen geeft.

Stap 1: controleer uw eigen factuur

Begin bij uzelf. Een klant die niet betaalt omdat er een fout in uw factuur zit heeft daar formeel het recht toe, en u begint dan zwakker aan een incassotraject dan nodig is. Controleer of de factuur deze gegevens bevat:

• Correcte naam en adresgegevens van de klant
• Omschrijving van het product of de dienst
• Factuurnummer, factuurdatum en betalingstermijn
• Uw IBAN en tenaamstelling
• BTW-nummer en KvK-nummer

Klopt alles? Dan gaat u door naar stap 2. Zit er een fout in? Stuur een gecorrigeerde factuur, met een nieuwe betalingstermijn die ingaat vanaf die nieuwe datum.

Stap 2: stuur een vriendelijke herinnering

Een paar dagen na de vervaldatum stuurt u een korte, vriendelijke herinnering per mail. De toon blijft zakelijk en neutraal. In verreweg de meeste gevallen is er niets ernstigs aan de hand: de factuur is over het hoofd gezien, de boekhouder was op vakantie, of de betaling zit ergens vast in een goedkeuringsproces diep in de organisatie van uw klant.

Vermeld het factuurnummer, het bedrag, de oorspronkelijke vervaldatum en uw betalingsgegevens. Geef een nieuwe termijn, meestal 7 tot 14 dagen.

Stap 3: tweede aanmaning, formeler

Geen reactie op de herinnering? Dan stuurt u een tweede aanmaning in een wat formelere toon. Maak helder dat u, als betaling uitblijft, verdere stappen gaat ondernemen. Geef opnieuw een concrete termijn van 7 tot 14 dagen.

Verstuur deze aanmaning per post én per mail. Een fysieke brief valt op en wordt serieuzer genomen dan de zoveelste mail in een volle inbox. Voeg een QR-code of betaallink toe: een iDeal-betaling vanaf een papieren brief is één klik, en die klik is vaak precies het duwtje dat een debiteur nodig heeft.

Stap 4: de 14-dagen brief (B2C)

Is uw klant een consument? Dan bent u wettelijk verplicht om een 14-dagen brief te sturen voordat u incassokosten in rekening mag brengen. De brief moet voldoen aan de Wet Incassokosten (WIK), en de formuleringen zijn strikt voorgeschreven. Dit is geen verzachtend briefje; het is een formele stap die u later nodig heeft als de zaak voor de rechter komt.

Is uw klant een bedrijf (B2B)? Dan is de 14-dagen brief niet verplicht en mag u direct door naar stap 5.

Stap 5: de vordering uit handen geven

Heeft uw klant na herinnering, aanmaning en eventuele 14-dagen brief nog steeds niet betaald? Dan is het moment aangebroken om de zaak over te dragen aan een incassobureau.

Een vergunninghoudend incassobureau heeft twee dingen die u zelf niet heeft: tijd, en distantie. De debiteur kent ons niet persoonlijk, en dat helpt meer dan u zou denken. Wij nemen contact op via brief, mail, SMS en WhatsApp, met een directe betaallink erbij. Consumenten en kleine ondernemers betalen opvallend snel zodra de drempel laag genoeg is; een iDeal-link in een WhatsApp-bericht is vaak al voldoende.

Stap 6: het minnelijk traject

Na overdracht start het minnelijk incassotraject, de fase vóór een eventuele rechtszaak. Een jurist beoordeelt uw dossier, benadert de debiteur en probeert tot een oplossing te komen. Dat kan volledige betaling zijn, of een regeling in termijnen als de debiteur ergens geld vandaan moet halen.

Het minnelijk traject duurt gemiddeld 4 tot 8 weken, maar veel debiteuren betalen al binnen twee weken na onze eerste sommatiebrief. Dat verschil zit in hoe wij de zaak benaderen: wij scheiden betalingsonmacht (de debiteur kán niet betalen) van betalingsonwil (de debiteur wíl niet betalen). Bij onmacht zoeken wij een haalbare regeling. Bij onwil verhogen wij de druk. Dat onderscheid kunt u zelf moeilijk maken, simpelweg omdat uw klant tegen u anders communiceert dan tegen een juridisch dossier met een jurist erachter.

Stap 7: gerechtelijke procedure (indien nodig)

Levert het minnelijk traject niets op? Dan kunt u de stap naar de rechter zetten. De jurist stelt een dagvaarding op, de zaak gaat naar de kantonrechter (bij vorderingen tot €25.000), en bij een toewijzend vonnis kan een deurwaarder het bedrag verhalen via loonbeslag, bankbeslag of beslag op goederen.

Niet elke zaak is het waard om voor de rechter te brengen. Heeft de debiteur geen inkomen en geen vermogen, dan gooit u goed geld achter slecht geld aan. Wij zijn daar eerlijk in: vooraf bekijken wij het verhaalsperspectief en de te verwachten proceskosten, zodat u een afweging kunt maken met de feiten op tafel.

Overzicht: het volledige stappenplan

Veelgestelde vragen

Conclusie

Een klant die niet betaalt is vervelend, geen ramp, zolang u snel en gestructureerd handelt. Controleer uw factuur, stuur op tijd een herinnering en aanmaning, en blijf niet te lang zelf hobbyen. Elke week die u wacht, verkleint de kans op een succesvolle incasso.

Zit u al bij stap 5 of verder? Dien uw zaak in via ons formulier. Wij beoordelen uw dossier kosteloos. Het minnelijk incassotraject werkt op basis van No Cure No Pay: geen resultaat, geen kosten voor u. De incassokosten verhalen wij op de debiteur.