Koppeling met uw boekhouding

Moneybird koppelen aan nl.legal:
onbetaalde facturen gaan vanzelf ter incasso

U factureert en herinnert in Moneybird, zoals u dat nu ook doet. Blijft een factuur na uw laatste herinnering openstaan, dan halen wij die op en starten wij de incasso. U koppelt zelf, in een paar minuten, zonder iets te installeren.

Koppel Moneybird Zo werkt het

Wat de koppeling doet

Elke ochtend kijken wij in uw Moneybird-administratie welke verkoopfacturen de herinneringsworkflow hebben doorlopen en nog openstaan. Die facturen halen wij op, met de pdf en de gegevens van uw klant. Wij zetten ze als dossier klaar. U hoeft niets te exporteren, te mailen of over te typen. Wat er precies gebeurt, hangt af van de situatie.

Situatie	Wat er gebeurt
De termijn van uw laatste herinnering is verstreken	Wij halen de factuur op en maken een dossier aan. In Moneybird zetten wij een notitie op de factuur met het dossiernummer.
Uw klant is een particulier	Wij sturen eerst de wettelijke veertiendagenbrief. Betaalt uw klant daarna nog niet, dan volgt de incasso met de wettelijke incassokosten.
Uw klant is een bedrijf	De incasso start direct. Wilt u ook bedrijven eerst een brief laten ontvangen, dan stelt u dat in.
Dezelfde klant heeft al een lopend dossier	De nieuwe factuur komt in dat dossier. Bij particulieren rekenen wij de incassokosten over het totaal, zoals de wet voorschrijft.
Uw klant betaalt aan nl.legal	Wij zetten een notitie op de factuur in Moneybird. U boekt de betaling zodra wij het bedrag aan u hebben uitbetaald. Wij boeken zelf niets in uw administratie.
Uw klant betaalt toch rechtstreeks aan u	Moneybird meldt de betaling aan ons. Wij controleren de betaling en passen het dossier aan. U hoeft ons niet te bellen.

De veertiendagenbrief voor particulieren en het samenvoegen van vorderingen staan in artikel 6:96 BW (lid 6 en lid 7). Zonder die brief mag u bij een particulier geen incassokosten rekenen. De koppeling houdt daar automatisch rekening mee, zodat een vordering niet strandt op een vormfout.

Zo koppelt u Moneybird

De koppeling activeert u zelf in ons klantportaal op client.nl.legal. Er komt geen medewerker van ons aan te pas en u deelt geen wachtwoord met ons. Wilt u elke stap met een schermafbeelding zien, lees dan de handleiding Moneybird koppelen.

1 Log in en kies Koppelingen. Heeft u nog geen inlog voor client.nl.legal, dan sturen wij u een uitnodiging. Vraag die aan via het contactformulier.
2 Klik op Koppel met Moneybird. U logt in bij Moneybird, kiest de administratie en geeft toestemming. nl.legal krijgt alleen toegang tot uw verkoopfacturen en instellingen. Werkt u liever met een API-token uit Moneybird, dan plakt u die in het portaal.
3 Controleer de instellingen. Gaan bedrijven direct naar incasso of eerst een brief? Hoe herkennen wij particulieren? Doen ook facturen uit een ander systeem mee die u in Moneybird als externe verkoopfactuur heeft geboekt?
4 Bekijk de lijst met openstaande facturen. Een groen vinkje betekent dat de factuur bij de volgende import meegaat. Wilt u een factuur niet overdragen, dan vinkt u die uit of pauzeert u de factuur in Moneybird.
Zet de automatische import aan. Vanaf dat moment controleren wij elke ochtend uw facturen. Wilt u niet wachten, dan klikt u op Nu importeren.

Toegang intrekken kan altijd

U verbreekt de koppeling met één klik in het portaal of in Moneybird onder Instellingen bij de externe koppelingen. Lopende dossiers blijven gewoon doorlopen, er komen alleen geen nieuwe facturen meer bij.

Wanneer een factuur wordt overgedragen

Uw eigen herinneringen blijven leidend. In Moneybird hangt aan elke factuur een workflow met een betaaltermijn en een of meer herinneringen, elk met een eigen termijn. Wij tellen die termijnen op. Pas de dag nadat de termijn van de laatste herinnering is verstreken, komt een factuur in aanmerking.

Een voorbeeld. De standaardworkflow van Moneybird heeft een betaaltermijn van 14 dagen en drie herinneringen na 10, 5 en 5 dagen. Een factuur uit die workflow komt vanaf 34 dagen na de factuurdatum in aanmerking. Heeft u een langere workflow ingesteld, dan wachten wij langer. Facturen die u in Moneybird heeft gepauzeerd, slaan wij over.

U ziet in het portaal precies welke facturen bij de volgende import meegaan en waarom een factuur nog niet in aanmerking komt. De bedragen die wij overnemen zijn de openstaande bedragen, dus deelbetalingen die u al heeft geboekt, worden verrekend.

Particulier of bedrijf: de wet maakt verschil

Moneybird legt niet vast of een klant een particulier of een bedrijf is. Wij leiden dat af uit de gegevens op de factuur. Een naam met een rechtsvorm zoals B.V. of V.O.F. is een bedrijf. Een naam met voorletters is een particulier. Bij twijfel kiezen wij particulier, omdat een particulier die per ongeluk als bedrijf wordt behandeld, later terecht kan klagen dat de veertiendagenbrief ontbrak. In het portaal past u de keuze per klant aan.

Zakelijke klant

De incasso start direct na de import, tenzij u instelt dat ook bedrijven eerst een brief krijgen.
Een aanmaning vooraf is niet wettelijk verplicht.
Bij een handelsovereenkomst geldt een minimum van 40 euro incassokosten.

Particuliere klant

Wij sturen altijd eerst de veertiendagenbrief namens u. Die brief is wettelijk verplicht voordat er incassokosten mogen worden gerekend.
Meerdere open facturen van dezelfde klant gaan in één brief en één dossier.
Betaalt uw klant binnen die termijn, dan zijn er geen incassokosten verschuldigd en bent u toch van het dossier af.

Weet u zeker dat al uw klanten bedrijven zijn of juist allemaal particulieren, dan stelt u dat in één keer in. Wilt u dat particulieren zonder brief direct naar incasso gaan, dan kan dat alleen na overleg met ons. Wij zetten die optie niet standaard open.

Wat wij in uw administratie wel en niet doen

De koppeling vraagt bij Moneybird alleen toegang tot verkoopfacturen en instellingen. Dat ziet u op het toestemmingsscherm van Moneybird zelf. Wij gebruiken die toegang beperkt.

Wel	Niet
Openstaande verkoopfacturen en de bijbehorende herinneringsworkflows lezen	Betalingen boeken of facturen als betaald markeren
De pdf van de factuur ophalen en in het dossier opslaan	Facturen aanmaken, wijzigen of versturen
Een notitie op de factuur zetten bij import en bij een betaling aan ons	Uw bankmutaties, inkoopfacturen of andere onderdelen van de boekhouding inzien
Een melding van Moneybird ontvangen als een overgedragen factuur bij u wordt betaald	Contactgegevens in Moneybird aanpassen

De toegangssleutel bewaren wij versleuteld op onze eigen servers in Nederland. De koppeling gebruikt de officiële Moneybird API en start vanuit ons portaal. U vindt nl.legal daarom niet in het koppelingenoverzicht binnen Moneybird zelf. Installeren of exporteren is niet nodig. Gebruikt u geen Moneybird, dan kunt u zaken aanleveren via onze incasso API, per CSV of via het formulier. Alle manieren van indienen staan op een rij.

Welke gegevens gaan welke kant op

De koppeling leest uw verkoopfacturen en schrijft alleen notities terug. Uw boekhouding blijft van u. Per gebeurtenis staat hieronder wat er van Moneybird naar ons gaat en wat wij in Moneybird zetten.

Gebeurtenis	Van Moneybird naar nl.legal	Van nl.legal naar Moneybird
Factuur komt in aanmerking	Factuurnummer, openstaand bedrag, vervaldatum en de pdf van de factuur. Die pdf komt als document in het dossier	Een notitie op de factuur met het dossiernummer
Klantgegevens	Naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en KvK- of btw-nummer van de klant, eenmalig bij de eerste factuur	Niets. Wij wijzigen geen contacten in Moneybird
Herinneringsworkflow	De termijnen van de workflow die aan de factuur hangt. Die bepalen wanneer de factuur in aanmerking komt	Niets
Klant betaalt rechtstreeks aan u, geheel of deels	Moneybird meldt de betaling direct. Een behandelaar controleert die en verwerkt de betaling in het dossier	Niets
Klant betaalt aan nl.legal	Niets	Een notitie op de factuur met bedrag en datum. Wij boeken geen betaling. U boekt de factuur af zodra wij aan u hebben uitbetaald
U crediteert de factuur	Wij krijgen een melding en overleggen met u of de vordering vervalt	Niets
U markeert de factuur als oninbaar	Wij krijgen een melding en overleggen met u over het dossier	Niets
U pauzeert de factuur in Moneybird	De factuur wordt overgeslagen zolang de pauze duurt	Niets
Incassokosten, rente, betalingsregeling, dossierstatus	Niets	Niets. Dat ziet u in ons portaal, niet in Moneybird
Een betaling wordt teruggeboekt of u wijzigt de factuur na het indienen	Niet automatisch. Geef dat aan ons door via het portaal	Niets

Elke factuur dienen wij één keer in, ook als u de koppeling verbreekt en later opnieuw maakt. Een dossier sluiten wij nooit automatisch op basis van Moneybird. Een behandelaar beoordeelt elke melding en past het dossier aan. Zo kan een fout in de boekhouding niet ongemerkt een incasso stoppen of starten.

Wat kost de koppeling

Niets. De koppeling is gratis voor opdrachtgevers van nl.legal en u zit nergens aan vast. De incasso zelf werkt op basis van no cure no pay: de incassokosten verhalen wij op uw klant. Betaalt die niet, dan kost het minnelijke traject u niets. Kosten van een rechtszaak, zoals griffierecht en deurwaarderskosten, vallen daar buiten. Die bespreken wij vooraf met u.

Verstuurt u maar af en toe een factuur, dan is de koppeling misschien meer dan u nodig heeft. Een losse vordering dient u net zo goed in via het formulier of per e-mail aan opdrachten@nl.legal.

Veelgestelde vragen

Nee. U logt in op client.nl.legal, klikt op Koppel met Moneybird en geeft in Moneybird toestemming. De koppeling draait op onze servers. Een boekhouder of ontwikkelaar is niet nodig. De handleiding laat elke stap zien.

Ja. In het portaal ziet u vooraf welke facturen bij de volgende import meegaan. Een factuur die u niet wilt overdragen, vinkt u uit of pauzeert u in Moneybird. U kunt ook een minimumbedrag instellen en kiezen of externe verkoopfacturen meedoen.

Boekt u de betaling in Moneybird, dan krijgen wij daar automatisch een melding van. Wij controleren de betaling en passen het dossier aan. Loopt de incasso al, dan blijven de incassokosten voor rekening van uw klant, tenzij die binnen de termijn van de veertiendagenbrief heeft betaald.

Nee. Wij wijzigen niets in uw boekhouding. Ontvangen wij een betaling van uw klant, dan zetten wij een notitie op de factuur in Moneybird met het bedrag en de datum. U boekt de factuur pas als betaald zodra wij het bedrag aan u hebben uitbetaald. Zo blijft uw administratie kloppen met uw bankrekening.

Ja, als u die facturen in Moneybird als externe verkoopfactuur heeft geboekt. Omdat Moneybird voor die facturen geen herinneringen verstuurt, sturen wij daarvoor altijd eerst zelf een veertiendagenbrief. In het portaal kiest u of externe facturen meedoen.

In het portaal klikt u op Koppeling verbreken. U kunt de toegang ook in Moneybird intrekken, onder Instellingen bij de externe koppelingen. Wilt u de koppeling houden maar tijdelijk geen nieuwe facturen overdragen, dan zet u de automatische import uit.

Nee. Wij houden per factuur bij dat die is ingediend en in welk dossier. Dat blijft bewaard als u de koppeling verbreekt en later opnieuw maakt. Een tweede factuur van dezelfde klant komt in het lopende dossier, niet in een nieuw dossier.

Nee. Wij krijgen de betaling van Moneybird door en een behandelaar controleert die. Is de hoofdsom betaald maar zijn de incassokosten nog open, dan innen wij die verder bij uw klant. Pas daarna wordt het dossier afgerond.