Een webdeveloper bouwt een maatwerkapplicatie voor een zakelijke klant. Het voorschot is betaald, het project vordert, maar dan beginnen de klachten: het duurt te lang, het werkt niet naar wens. Het restbedrag blijft uit. De developer schakelt ons in. Niet om meteen te dagvaarden, maar om te kijken of er nog een oplossing mogelijk was. Wij adviseerden een vaststellingsovereenkomst met concrete afspraken over test, oplevering en betaling. Die overeenkomst werd later het doorslaggevende bewijs bij de rechter.
Wat er gebeurde
Een webdeveloper krijgt de opdracht om een maatwerkapplicatie te bouwen. Het gaat om een platform met gebruikersregistratie, een contentbeheersysteem en een bijbehorend design. De klant betaalt een deel vooruit; het restbedrag volgt na oplevering.
Tijdens de bouw loopt het mis. De klant vindt dat het te lang duurt. De developer vindt dat de klant niet reageert op testversies. Er ontstaat een patstelling. Op dat moment schakelt de developer ons in, niet om de zaak te escaleren, maar omdat hij aanvoelde dat deze klant lastig ging doen.
Binnen een week na het eerste telefoontje hadden wij een vaststellingsovereenkomst opgesteld. Daarin legden we concreet vast: wanneer de testomgeving beschikbaar zou zijn, wanneer de oplevering zou plaatsvinden, binnen welke termijn het restbedrag betaald moest worden, en wat de consequenties waren bij te late betaling. Na onderhandeling met de klant lag er twee weken later een getekende overeenkomst. De angel was eruit, de afspraken stonden op papier.
De developer leverde op tijd. Testomgeving beschikbaar, bestanden verstuurd, applicatie functioneel. De klant? Testte niet binnen de afgesproken termijn. Betaalde het restbedrag niet. En eiste uiteindelijk bij de kantonrechter van de rechtbank Noord-Nederland ontbinding van de hele overeenkomst plus terugbetaling van het voorschot (zaaknummer 10342665).
Waarom wij een vaststellingsovereenkomst adviseerden
Een vaststellingsovereenkomst (VSO) is een overeenkomst waarmee partijen een bestaand of dreigend geschil oplossen door bindende afspraken te maken (artikel 7:900 BW). Het is geen schuldbekentenis en geen overgave. Het is een nieuwe set spelregels waar beide partijen zich aan committeren.
In de praktijk doet een VSO twee dingen tegelijk. Ten eerste geeft het de klant een eerlijke kans om alsnog te presteren: nieuwe deadlines, helder omschreven verplichtingen, geen ruimte voor misverstanden. Ten tweede creëert het een waterdicht bewijsdossier voor het geval de klant zich niet aan de afspraken houdt. Die tweede functie bleek in deze zaak beslissend.
Wat staat er in een vaststellingsovereenkomst?
Een VSO bij een ICT-geschil bevat doorgaans: een concrete opleverdatum, een omschreven testperiode waarbinnen de opdrachtgever moet testen en reageren, een betaaltermijn voor het restbedrag, en een boeteclausule bij niet-nakoming. Hoe concreter de afspraken, hoe sterker het document bij de rechter.
De opdrachtgever slaat terug
De klant kwam met een tegenvordering (reconventie). Hij eiste ontbinding van de overeenkomst en terugbetaling van het voorschot, plus een schadevergoeding. Zijn argument: de applicatie was niet deugdelijk opgeleverd en voldeed niet aan de afspraken.
De rechter keek naar de feiten. Die feiten lagen vast in de VSO en de communicatie eromheen. De testomgeving was op tijd beschikbaar gesteld. De bestanden waren geleverd. De developer had zelfs aangeboden om de bestanden opnieuw te sturen toen de klant aangaf ze niet te hebben ontvangen. Maar de klant had niet getest binnen de afgesproken periode. En na oplevering had de klant het restbedrag niet binnen veertien dagen betaald, zoals in de VSO stond.
De rechter concludeerde: de developer heeft aan de vaststellingsovereenkomst voldaan. De klant niet. Reconventie volledig afgewezen.
Zonder vaststellingsovereenkomst
- Woord tegen woord over doorlooptijden
- Onduidelijk wat "opgeleverd" betekent
- Geen bewijs van wie welke deadline heeft gemist
- Rechter moet puzzelen met losse e-mails
Met vaststellingsovereenkomst
- Concrete deadlines met handtekeningen van beide partijen
- "Opgeleverd" is gedefinieerd: bestanden verstuurd, testomgeving live
- Klant die niet test binnen de termijn verliest zijn verweer
- Rechter heeft een helder document om op te beoordelen
Wat de rechter besliste
De rechter stelde vast dat de developer de applicatie had opgeleverd conform de vaststellingsovereenkomst. Het restbedrag plus de contractuele boetes werden toegewezen. De reconventie (ontbinding + terugbetaling) werd volledig afgewezen.
Het resultaat voor de klant die dacht zijn geld terug te krijgen: hij moest zelf betalen. Het restbedrag, de contractuele boetes én de proceskosten. Niet alleen in de conventie (de vordering van de developer), maar ook in de reconventie (zijn eigen mislukte tegenaanval).
Proceskosten dubbel
Wie een reconventie start en verliest, betaalt proceskosten in beide richtingen: voor de oorspronkelijke vordering én voor de eigen tegenaanval. In deze zaak betaalde de opdrachtgever ruim €1.300 aan proceskosten alleen. Een mislukte reconventie is duur.
Lessen voor developers en ICT-ondernemers
Schakel hulp in vóór de escalatie, niet erna. De developer in deze zaak kwam bij ons toen hij het conflict zag aankomen, niet toen het al voor de rechter lag. Dat gaf ons de ruimte om in de minnelijke fase een oplossing te zoeken en tegelijk een bewijspositie op te bouwen. Hoe eerder u aanklopt, hoe meer opties er zijn.
- Een vaststellingsovereenkomst in de minnelijke fase is geen zwaktebod. Het is een strategisch instrument dat de klant een eerlijke kans geeft en tegelijk uw positie versterkt.
- Leg testperiodes concreet vast, met een einddatum. Een klant die niet test binnen die termijn, kan achteraf niet klagen dat de applicatie niet werkt.
- Neem een boeteclausule op bij te late betaling. In deze zaak werd de contractuele boete toegewezen. Zonder boeteclausule had de developer alleen wettelijke rente gekregen, en dat is beduidend minder.
- Lever aantoonbaar op. Stuur bestanden per e-mail of via een downloadlink die u kunt bewijzen. "Ik heb het op de server gezet" is lastiger te bewijzen dan een e-mail met bijlage of een (werkende!) downloadlink. Daarover gaan we later nog eens bloggen.
Uit de praktijk
Veel developers die bij ons komen, hebben hetzelfde verhaal: de klant is ontevreden, reageert niet meer op berichten, en stopt met betalen. De neiging is om zelf te blijven mailen, steeds coulanter te worden, en te hopen dat het overwaait. Dat werkt zelden. Wat wél werkt: op het moment dat u merkt dat de communicatie stroef loopt, het gesprek formaliseren. Dat hoeft geen dagvaarding te zijn. Een vaststellingsovereenkomst met concrete afspraken is vaak genoeg om de zaak vlot te trekken, en als het toch misgaat heeft u het bewijs op papier.
Veelgestelde vragen
Een vaststellingsovereenkomst (VSO) is een contract waarmee partijen een bestaand of dreigend geschil oplossen door bindende afspraken te maken. Het is geregeld in artikel 7:900 BW. Beide partijen committeren zich aan de nieuwe afspraken, ongeacht wat er daarvoor is misgegaan. In ICT-geschillen bevat een VSO meestal concrete opleverdatums, testperiodes en betaaltermijnen.
Zodra u merkt dat de communicatie stroef loopt en betaling uitblijft ondanks herinneringen. Hoe eerder, hoe beter. In de minnelijke fase zijn er nog opties om het zonder rechtszaak op te lossen, zoals een vaststellingsovereenkomst of een betalingsregeling. Wacht u te lang, dan verharden de posities en wordt een procedure onvermijdelijk.
Alleen als u aantoonbaar tekort bent geschoten in de nakoming. Een klant die zelf niet test binnen de afgesproken termijn, niet reageert op testversies en vervolgens klaagt dat de applicatie niet werkt, staat zwak. De rechter kijkt naar de feiten: heeft u opgeleverd wat is afgesproken, en heeft de klant zich aan zijn verplichtingen gehouden?
Als de testperiode contractueel is vastgelegd en de klant niet test, vervalt in veel gevallen het recht om achteraf te klagen over gebreken. De rechter kijkt of de klant de gelegenheid heeft gehad om te testen en of hij die gelegenheid ongebruikt heeft gelaten. Leg de testperiode daarom altijd schriftelijk vast met een concrete einddatum.
Conclusie
De developer in deze zaak won niet omdat zijn code perfect was, maar omdat de afspraken op papier stonden. De vaststellingsovereenkomst die wij in de minnelijke fase hadden opgesteld, gaf de rechter een helder document om op te beoordelen. De klant die de overeenkomst wilde ontbinden, stond met lege handen: hij had zelf niet getest, niet betaald, en kon niet aantonen dat de developer tekort was geschoten.
Als u als developer of ICT-ondernemer aanvoelt dat een klant lastig gaat doen: wacht niet tot het escaleert. Neem tijdig stappen en overweeg professionele hulp in de minnelijke fase. Dat is het moment waarop u het verschil maakt.
Klant betaalt niet na oplevering?
Wij helpen webdevelopers en ICT-ondernemers met het incasseren van openstaande facturen. Van het opstellen van een vaststellingsovereenkomst tot en met een gerechtelijke procedure. Op basis van No Cure No Pay.
Zaak indienenGepubliceerd op
